Faciliter la performance et la coopération au sein de l’organisation.

À travers son action, son sens de l’anticipation et sa capacité de coordination, l’Assistant(e) contribue à créer un environnement permettant aux équipes de se concentrer pleinement sur leurs priorités, tout en fluidifiant les interactions entre les activités et les parties prenantes.

Missions & Responsabilités principales

1. Coordination de l’agenda et des déplacements

(Assistance – Facilitation)

Organiser et prioriser l’agenda du Manager en cohérence avec les enjeux stratégiques du service
Favoriser les rencontres nécessaires à l’atteinte des priorités
Garantir un rythme de réunions propice à l’efficacité collective
Organiser les déplacements professionnels (voyages, visas, logistique associée)

2. Organisation d’événements, séminaires et team buildings

(Gestion de projets)

Proposer des scénarios d’organisation adaptés aux objectifs
Négocier les devis et piloter la mise en œuvre des projets
Assurer la fluidité logistique et le confort des participants
Coordonner la consolidation des contenus et des interventions

3. Gestion administrative et suivi budgétaire

(Assistance & Pilotage)

Coordonner les budgets de fonctionnement (consolidation, suivi et reporting)
Suivre les engagements de dépenses, la facturation et les notes de frais
Consolider les éléments de reporting nécessaires au pilotage du service

4. Accompagnement des nouveaux outils et modes de travail

(Digital & Agilité)

Maîtriser les nouveaux outils et usages déployés dans l’organisation
Faciliter leur appropriation par les équipes via le partage de connaissances
Participer, le cas échéant, aux phases de tests de nouveaux logiciels

5. Cohésion d’équipe & Communication interne

(Facilitation – Communication)

S’assurer que les conditions sont réunies pour une intégration optimale des nouveaux collaborateurs (matériel, outils, planning d’accueil, etc.)
Favoriser les liens interpersonnels et interservices
Veiller au respect des modes de fonctionnement internes (procédures, chartes, standards)
Garantir une circulation fluide de l’information au service des missions
Identifier et remonter les « signaux faibles » au sein des équipes (charge, tensions, dysfonctionnements)

6. Contribution à la communauté des assistant(e)s

S’impliquer dans la communauté des assistant(e)s via le partage de bonnes pratiques
Participer à l’intégration des nouveaux(elles) assistant(e)s (outils, process, fonctionnement interne)

Profil & Compétences

Compétences intra-personnelles

Rigueur et sens de l’organisation
Anticipation et priorisation
Esprit de synthèse
Confidentialité et éthique
Souplesse et adaptabilité

Compétences inter-personnelles

Écoute active et intelligence relationnelle
Intelligence émotionnelle
Orientation solution
Négociation & diplomatie
Assertivité
Capacité à animer une communauté

Compétences techniques

Maîtrise des outils internes et de l’environnement Office 365
Compétences rédactionnelles et aisance orale
Capacité de présentation
Connaissance des processus administratifs
Compétences en accompagnement du changement

Wait, there’s more…

Nous vous offrons un environnement de travail collaboratif et convivial, incarnant notre culture du partage, la possibilité de télétravailler (jusqu’à 2 jours par semaine selon les règles en vigueur), une mutuelle complète, une rémunération attractive incluant la participation, des opportunités de formation continue, ainsi que des événements collaborateurs…

Pernod Ricard s’engage à offrir des opportunités égales à tous les talents. Nos méthodes de recrutement sont centrées sur les compétences et les aptitudes.